Şöbə Mingəçevir Dövlət Universitetinin rektorunun 25 oktyabr 2019-cu il tarixli əmri ilə yaradılıb. Şöbə öz işində Azərbaycan Respublikasının Prezidentinin fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət hakimiyyət orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”ı, ali məktəb haqqında Əsasnaməni, Təhsil Nazirliyinin, həmçinin ali məktəb rəhbərinin əmr və Sərəncamlarını rəhbər tutur. İş (fəaliyyət) planı hər tədris ili üçün ayrıca tərtib olunur və rektor tərəfindən təsdiq edilir. Şöbəyə universitetin rektoruna bilavasitə tabe olan şöbə müdiri rəhbərlik edir. Dəftərxana müdiri vəzifəyə universitetin rektoru tərəfindən təyin edilir və vəzifədən azad edilir. Şöbənin müdiri şöbənin fəaliyyətinə rəhbərlik edir, Əsasnamədə göstərilən vəzifələri həyata keçirir və verilən tapşırıqların yerinə yetirilməsində məsuliyyət daşıyır.

• Mingəçevir Dövlət Universitetinin kargüzarlıq işlərini dəqiq və fasiləsiz təşkil etmək;
• Azərbaycan Respublikası Prezident Administrasiyası, Nazirlər Kabineti, Milli Məclis, Təhsil Nazirliyi, tədris müəssisələri və digər idarə, təşkilatlardan daxil olan sənədlərin vaxtı-vaxtında baxılması üçün rəhbərliyə təqdim edilməsi, dərkənar yazıldıqdan sonra qeydiyyata alınması, müvafiq şöbə və fakültələrə paylanmasını həyata keçirmək;
• Daxili sənədlərin qəbulunu, rəhbərliyə təqdim edilməsini, qeydiyyatını, saxlanılmasını, aidiyyatı üzrə vaxtında və operativ çatdırılmasını, işə tikilməsini və eləcə də daimi qorunmasını düzgün təşkil etmək;
• Rəhbərliyin tapşırığı ilə ayrı-ayrı layihə, əmr və sərəncamlar, məktub, arayış və digər sənədlərin hazırlanması və aidiyyatı struktur bölmələri ilə razılaşdırılmasını təşkil etmək;
• Sənədlərin icrasına nəzarət etmək;

Arxiv sənədlərinin yerləşdirilməsi, universitetin struktur bölmələrindən sənədlərin qəbul edilməsi, ekspertiza aparılması, qorunması, dövlət arxivinə təhvil verilməsi üçün hazırlanması və arxiv sənədləri haqqında daxil olan ərizələrə arayışların verilməsi işlərini yerinə yetirmək.